中小企業の AI 導入、何から始めるか — 最初の1業務の選び方
中小企業の AI 導入は、いきなり全部を変えずに1つの業務から始めるのが近道です。最初の1業務を選ぶ3つの条件と、選んでから社内で回るようになるまでの手順をまとめました。
最初から「全部」を変えようとしない
中小企業の AI 導入で止まりやすいのは、AI の性能ではなく 何から手を付けるかが決まらないこと です。「この仕事をもっと楽にしたい」という思いはどの会社にもあります。それでも、どの業務から、誰が進めるのかが決まらないまま、検討だけが続きます。
株式会社こつこつは、中小企業の AI 導入を伴走支援しています。私たちが最初に提案するのは、いきなり全部は変えず、1つの業務から始める ことです。
最初の1業務を選ぶ3つの条件
(1) 毎週くり返している
月に1回の作業より、毎日・毎週くり返す作業のほうが、AI に任せたときの効き目がすぐ分かります。
(2) 手順がだいたい決まっている
「この表を見て、あの表と照らし合わせて、合わないものを書き出す」のように、手順を言葉にできる作業は AI に任せやすい作業です。判断が毎回違う作業は、最初の1つには向きません。
(3) 間違えても戻せる
最初の1つは、AI が間違えても人が見て直せる作業にします。お客様にそのまま送るもの、お金を動かすものは、最初は避けます。
向いている業務、向いていない業務
(1) 最初の1つに向いている業務の例
- 請求書と入金の照合: 合わないものを一覧にするところまでを AI に任せる
- 会議の記録からのタスク出し: 誰が・いつまでに・何をするかを書き出す
- 問い合わせへの返信の下書き: 送るのは人が読んでから
- 毎週の数字の集計: 決まった表から決まった形にまとめる
(2) 最初は避けたい業務の例
- 金額や契約の確定
- 人が確認せずに、外へ送るもの
- 担当者ごとに判断が違い、手順を言葉にできない業務
1業務を選ぶまでの手順
- 1週間の仕事を書き出す: 担当者に、くり返している作業を箇条書きで出してもらう
- 時間と回数を付ける: 1回にかかる時間と、週に何回やっているかを書く
- 3つの条件で絞る: 毎週くり返す・手順が決まっている・間違えても戻せる
- 完了の基準を1行で書く: 「合わない請求書が一覧になり、担当者が確認できる」のように、終わったかどうかを判定できる形にする
- AI に下書き、人が確認で回してみる: 2週間ほど続け、かかる時間がどう変わったかを書き残す
4の「完了の基準」が書けない業務は、まだ AI に任せる段階ではありません。先に手順を言葉にするところから始めます。
入れたあと、社内で回り続けるために
(1) 今どこまで来たかを書き残す
AI 導入が止まる2つ目の理由は、担当者が忙しくなって、どこまで進んだかが分からなくなることです。日付・済んだこと・次に動く人・残りを短く書き残します。
私たちは、これを書く道具として、タスク管理サービス こつこつ を作って自分たちでも使っています。ただし、道具を入れただけでは仕事は進みません。
(2) 人が決めることを残す
AI に任せる範囲が広がっても、外に出す・お金を動かす・続けるかやめるかは人が決めます。この線を最初に決めておくと、現場の人が安心して AI を使えます。
(3) 1つ回ったら、次の1つへ
最初の1業務が回り始めたら、同じ3つの条件で次の1つを選びます。マーケティングや営業の作業にも、同じ考え方で広げられます。私たちが自社のマーケティングでやっていることは AI でマーケティングを回す にまとめています。
よくある質問
ChatGPT などを契約すれば、AI 導入は終わりですか？
契約は入口です。どの業務に、どの順で入れ、誰が使い続けるかが決まって、はじめて仕事が楽になります。
社内に AI に詳しい人がいません。
最初の1業務は、詳しい人がいなくても回せる作業を選びます。手順を言葉にするところから一緒に進めます。
補助金を使ってから始めたほうがいいですか？
補助金ありきで大きく始めるより、まず1つの業務で効き目を確かめるほうが失敗が少ないと考えています。
どれくらいの期間で効果が分かりますか？
業務によって違います。毎週くり返す作業なら、まず2週間続けて、始める前とかかる時間を比べてみることをおすすめしています。
次にやること
まず、1週間の仕事を書き出すところから始めてください。何から手を付けるか決まっていなくても大丈夫です。一緒に整理したい場合は、お問い合わせ からご相談ください。