生成AIを社内に入れる手順 — 社内ルールとチェックリスト

個人で使うのと、会社で使うのは違う

生成AIは、個人で試すだけならすぐに始められます。ところが会社として使うと、誰が・何に・どの情報を入れて使ってよいか が決まっていないまま、使う人と使わない人に分かれがちです。

株式会社こつこつは、中小企業の AI 導入を伴走支援しています。この記事では、生成AIを社内に入れるときの手順と、社内ルールに書いておきたいことをまとめます。

生成AIを社内に入れる5つの手順

(1) 目的を1つに絞る

「業務効率化」のように広く決めると、何をすればいいかが決まりません。「会議の記録から、誰が何をするかを書き出す」のように、1つの作業 に絞ります。選び方は 中小企業の AI 導入、何から始めるか にまとめています。

(2) 使う道具とアカウントを決める

会社として使うサービスと、アカウントの持ち方を決めます。入力した内容がどう扱われるか (学習に使われるかなど) は、サービスや契約の種類によって違う ので、各サービスの設定と利用規約で確かめます。

(3) 入れてはいけない情報を決める

ここが社内ルールの中心です。私たちは自社で、次のものを外のサービスに入れたり写したりしないと決めています。

• お客様の個人情報 (氏名・連絡先・会員情報など)
• パスワード・API キーなどの鍵
• 身分証や印影の画像

(4) 出力は人が確かめてから使う

生成AIの出力は、もっともらしくても間違っていることがあります。外に出す前、数字を使う前は、人が出どころを確かめる と決めておきます。

(5) 使った記録を残し、月に1回見直す

どの業務に使い、どれくらい時間が変わったかを短く書き残します。月に1回見直し、続ける・広げる・やめるを人が決めます。

社内ルールに書いておきたいことのチェックリスト

• 何のために使うか (最初の1作業)
• 使ってよいサービスとアカウント
• 入れてはいけない情報の一覧
• 出力を外に出す前に、誰が確かめるか
• 数字や事実を使うときに、出どころをどう確かめるか
• 困ったとき・間違いに気づいたときに、誰に言うか
• 見直す日 (例: 毎月第1営業日)

最初から完璧なルールを作ろうとしなくて大丈夫です。1枚に収まる長さで始めて、使いながら足していく ほうが守られます。

止まりやすいところ

(1) ルールが厳しすぎて、誰も使わない

禁止事項だけを並べると、使うのが怖くなります。「これは入れてよい」の例も一緒に書く と使われやすくなります。

(2) 詳しい人1人に任せきりになる

詳しい人が忙しくなると止まります。今どこまで来たか、次に誰が何をするかを、誰でも読める場所に書き残します。私たちは、これを書く道具として こつこつ を作り、自分たちでも使っています。

よくある質問

無料のプランで使い始めてもいいですか？

試すのはよいと思います。ただ、会社の情報を入れる前に、入力した内容の扱いを各サービスの設定と利用規約で確かめてください。

法律や業界のルールが関わる業務でも使えますか？

業務によって違います。個人情報や業界の決まりが関わる場合は、社内ルールを作る段階で、専門家に確かめることをおすすめします。

社内ルールは誰が作ればいいですか？

最初は、生成AIを使ってみたい人と、その業務の責任者の2人で十分です。1枚目を作るところから一緒に進めることもできます。

次にやること

まず、使いたい作業を1つ決め、上のチェックリストを1枚の紙に書き出してみてください。一緒に整理したい場合は、お問い合わせ からご相談ください。